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Archivieren mit Exchange 2010 SP1 PDF Drucken E-Mail
Montag, den 14. November 2011 um 18:40 Uhr


Seit Exchange 2010 bietet Exchange eine integrierte Archivlösung, um das Postfachwachstum etwas in den Griff zu bekommen. Es ist ein guter Anfang, aber ob es eine vollwertige Archivlösung ersetzt, muss jeder mit seinen Anforderungen abstimmen. Mir fehlt zum Beispiel die Offlineverfügbarkeit, aber um den PST-Wildwuchs in Griff zu bekommen, ist die Archivfunktion perfekt.
Um ein Archiv zu nutzen, muss man die Funktion nur für eine Mailbox aktivieren:

Im nächsten Schritt kann man eine Datenbank auswählen oder man überlässt Exchange die Entscheidung. Durch die Wahl der Datenbank kann man das Archiv gezielt auf LowCost-Speicher oder einem eigenen Server bereitstellen:

Interessant ist die Verzahnung von Exchange mit einem Online-Archiv, wodurch man die Archive auslagern kann. Ist das Archiv aktiviert, erkennt man das u. a. an dem Symbol in der EMC:

Das Archiv wird automatisch im Outlook eingeblendet und auch User, die Vollzugriff auf ein Postfach mit Archiv haben, bekommen automatisch beides eingeblendet. In dem folgenden Beispiel hat Hans5 Vollzugriff auf Hans1 und bekommt diese Mailbox und das Archiv automatisch eingeblendet:

Geregelt wird das über das Feld „MsExchDelegateListLink“ am Objekt. Die Auflösung kann man auch über dem Email-Autokonfiguration-Test nachvollziehen:

Interessant sind auch "msExchArchiveGuid" und "msexchArchiveName", die Hinweise auf die Archiv-Mailbox geben.

Als Nächstes müssen die Regeln definiert werden, nach denen Emails in das Archiv verschoben werden. Exchange bietet gleich einen Regelsatz an, aber es ist doch schönen seinen eigenen zu erstellen.
Vorhandene RetentionPolicies:

Diese Policies setzten sich aus verschiedenen Tags zusammen, die vordefinierte Aktionen durchführen. Exchange hat da natürlich gleich einige dabei:

Neue Retention Tags sind auch schnell definiert. Im folgenden Beispiel werden Emails, die älter als 540 Tage ins Archiv geschoben und nach 10 Jahren gelöscht.

New-RetentionPolicyTag "CompanyRetentionDeletedItems" -Type All -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 3650 -RetentionAction PermanentlyDelete
New-RetentionPolicyTag "CompanyRetentionMoveArchiv" -Type All -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 540 -RetentionAction MoveToArchive

Diese Tags werden dann in einer Policy zusammengefasst, die wiederum einer Mailbox zugeordnet werden:

New-RetentionPolicy "CompanyRetentionPolicy" -RetentionPolicyTagLinks CompanyRetentionMoveArchiv, CompanyRetentionDeletedItems

Das Ergebnis kann man sich gleich noch mal anschauen:

Get-RetentionPolicy | fl name,RetentionPolicyTagLinks
Get-RetentionPolicyTag XYZ |fl Name, MessageClass, RetentionEnabled, RetentionAction, AgeLimitForRetention

Die Zuweisung der Policy zu einer Mailbox und der direkte Durchlauf erfolgen mit folgenden Befehlen:

Set-Mailbox User –RetentionPolicy XYZ
Start-ManagedFolderAssistant User

Damit der MFA die Arbeit auch regelmäßig durchführt, muss noch eine Planung eingerichtet werden, die standardmäßig nicht aktiv ist:

Get-MailboxServer| Set-MailboxServer -ManagedFolderAssistantSchedule "Sun.14:00-Sun.13:00"

Wie gewünscht befinden sich die Mails nun im Archiv. Da die Policy auch für dieses gilt, werden die Mails nach der vorgegebenen Zeit endgültig gelöscht:

Die Archiv-Mailbox ist letztendlich eine einfache Mailbox, die keinen weiteren Restriktionen unterliegt. Deaktiviert man das Archiv wird die Archiv-Mailbox zum Löschen markiert, wie eine normale Mailbox. Vorsicht ist geboten, wenn man das Archiv nun wieder für die eigentliche Mailbox aktiviert, denn dann wird ein neues Archiv erstellt! Ein reconnect ist aber möglich, wenn man GUID kennt - siehe oben MSExchArchiveGuid:

Get-MailboxDatabase | Get-MailboxStatistics | Where {($_.DisconnectDate -ne $null) -and ($_.IsArchiveMailbox -eq $true)} Format-List

Um nun die Mailbox für den User Hans wieder zu verbinden, muss man nur den folgenden Shell-Befehl ausführen:

Connect-Mailbox -Identity "8734c04e-981e-4ccf-a547-1c1ac7ebf3e2" -Archive -User "Hans1" -Database "DB01"